KHI NÀO NHÀ MÁY NÊN THUÊ NGOÀI LAO ĐỘNG?

KHI NÀO NHÀ MÁY NÊN THUÊ NGOÀI LAO ĐỘNG?

7 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã đến lúc cần một đối tác nhân lực

Nhà máy nên cân nhắc thuê ngoài lao động khi nào?

Nhà máy nên xem xét việc thuê ngoài lao động khi nhu cầu nhân sự biến động, cần bổ sung nhân lực trong thời gian ngắn, tỷ lệ nghỉ việc cao hoặc nguồn lực HR không đủ để đáp ứng yêu cầu vận hành. Việc thuê ngoài vào thời điểm thích hợp giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý nhân lực, duy trì sản xuất và kiểm soát tốt hơn tổng chi phí nhân sự.

Một nhà máy có thể sở hữu máy móc hiện đại, đơn hàng ổn định và quy trình sản xuất được chuẩn hóa.

Tuy nhiên, nếu không có đủ người để vận hành, tất cả những lợi thế đó có thể trở thành vô nghĩa.

Đó là lý do mà câu chuyện thuê ngoài lao động không nên chỉ nhìn nhận đơn thuần qua góc độ:

“Giá thuê một lao động là bao nhiêu?”

Đối với CEO, Giám đốc Nhà máy hay HR Manager, câu hỏi cần đặt ra là:

“Chi phí thực sự của việc nhà máy thiếu người là bao nhiêu?”

Một vị trí trống có thể không xuất hiện trên báo cáo chi phí như một khoản lỗ, nhưng có thể nằm trong sản lượng chưa đạt, đơn hàng giao chậm, giờ làm thêm tăng, năng suất giảm, HR phải tuyển lại và quản lý sản xuất phải dành thời gian xử lý nhân sự.

Do đó, thuê ngoài lao động không chỉ là quyết định “thuê thêm người”.

Đó là một quyết định về năng lực vận hành.

7 dấu hiệu cho thấy nhà máy nên cân nhắc thuê ngoài lao động

1. Nhà máy có đơn hàng nhưng không có đủ người để chạy công suất

Đây là dấu hiệu rõ ràng nhất.

Khi đơn hàng tăng, nhà máy cần tăng công suất. Tuy nhiên, năng lực tuyển dụng nội bộ thường có giới hạn.

Một vị trí cần người hôm nay không thể được giải quyết bằng một kế hoạch tuyển dụng kéo dài vài tuần nếu dây chuyền cần người ngay.

Khoảng cách giữa “nhu cầu sản xuất” và “khả năng tuyển người” là nơi doanh nghiệp bắt đầu cần một giải pháp nhân lực bên ngoài.

Nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên, nhà máy không nên tiếp tục xử lý từng đợt thiếu người như những trường hợp riêng lẻ.

Doanh nghiệp cần xây dựng một cơ chế bổ sung nhân lực có thể kích hoạt khi sản lượng tăng.

Đó là một trong những giá trị của dịch vụ cung ứng nhân lực.

2. Số lượng lao động cần thiết biến động theo đơn hàng

Không phải tháng nào nhà máy cũng cần cùng một số lượng lao động.

Có những tháng sản lượng cao và có những tháng sản lượng giảm. Có giai đoạn chạy dự án, mùa cao điểm hoặc nhận thêm đơn hàng đột xuất.

Nếu doanh nghiệp tuyển cố định theo mức nhu cầu cao nhất, chi phí nhân sự có thể trở nên thiếu linh hoạt.

Nếu chỉ tuyển theo nhu cầu thấp nhất, nhà máy sẽ đứng trước nguy cơ thiếu người khi sản lượng tăng.

Bài toán cần giải không phải là:

“Làm thế nào để có thật nhiều lao động?”

Mà là:

“Làm thế nào để có đúng nguồn lực vào đúng thời điểm?”

Đây chính là lý do các mô hình cung ứng nhân lực, Staffing hoặc thuê ngoài phù hợp có thể trở thành một phần trong chiến lược vận hành của nhà máy.

3. HR dành quá nhiều thời gian để tuyển người thay thế

Hãy nhìn vào một vòng lặp quen thuộc ở nhiều nhà máy:

Thiếu người → tuyển gấp → nhận việc → đào tạo → nghỉ việc → tuyển lại.

Nếu vòng lặp này diễn ra liên tục, doanh nghiệp không chỉ mất chi phí tuyển dụng.

Doanh nghiệp còn mất:

• Thời gian của HR;

• Thời gian đào tạo;

• Thời gian của quản lý trực tiếp;

• Năng suất của người mới;

• Chi phí do vị trí bị bỏ trống;

• Và quan trọng hơn, sự ổn định của dây chuyền sản xuất.

Khi HR phải dành phần lớn thời gian để “lấp chỗ trống”, bộ phận nhân sự rất khó tập trung vào những việc có giá trị cao hơn như giữ chân người giỏi, xây dựng chính sách đãi ngộ, phát triển đội ngũ và hoạch định nhân lực.

Đây là lúc doanh nghiệp cần xem lại cách tổ chức nguồn lao động, chứ không chỉ tăng ngân sách tuyển dụng.

4. Nhà máy chuẩn bị tăng chuyền, mở rộng sản xuất hoặc tăng công suất

Đầu tư máy móc có thể được lên kế hoạch rất cụ thể.

Nhưng máy móc chỉ tạo ra công suất khi có người vận hành.

Vì vậy, trong một dự án mở rộng nhà máy, kế hoạch nhân lực phải đi trước hoặc ít nhất đi cùng kế hoạch tăng công suất.

Nếu nhà máy dự kiến tăng 30% sản lượng nhưng nguồn lao động chưa được chuẩn bị, phần công suất đầu tư thêm có thể không được khai thác đúng kế hoạch.

Đối với những giai đoạn tăng trưởng nhanh, doanh nghiệp có thể sử dụng đối tác nhân lực để bổ sung nguồn lực tuyển dụng và cung ứng theo kế hoạch.

Nhân Kiệt cung cấp dịch vụ cung ứng nhân lực và cho thuê lại lao động trong phạm vi pháp luật cho phép. Công ty công bố Giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động số 029/LĐTBXH-GP.

5. Bộ phận HR đang quá tải vì quản lý số lượng lớn lao động

Khi quy mô lao động tăng, công việc của HR không dừng lại ở tuyển dụng.

Doanh nghiệp còn phải quản lý nhiều nghiệp vụ liên quan đến:

• Hồ sơ và hợp đồng;

• Chấm công;

• Tiền lương;

• BHXH;

• Biến động lao động;

• Các thủ tục hành chính;

• Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

Nếu tất cả đều được giữ lại nội bộ mà không có nguồn lực HR tăng tương ứng, chi phí quản trị sẽ tăng và nguy cơ sai sót cũng tăng theo.

Nhân Kiệt hiện công bố các dịch vụ liên quan đến cung ứng nhân lực, Staffing, Payroll, bảo hiểm xã hội và hỗ trợ nghiệp vụ nhân sự.

Điều này cho phép doanh nghiệp cân nhắc thuê ngoài đúng phần việc cần thiết, thay vì buộc phải lựa chọn giữa hai cực: tự làm toàn bộ hoặc thuê ngoài toàn bộ.

6. Nhà máy cần linh hoạt về nhân sự nhưng không muốn mở rộng bộ máy cố định

Đây là bài toán mang tính chiến lược.

Một doanh nghiệp đang tăng trưởng cần khả năng mở rộng nhanh. Nhưng nếu mỗi lần tăng sản lượng đều phải mở rộng bộ máy tuyển dụng, hành chính và quản trị lao động, chi phí cố định sẽ tăng.

Thuê ngoài một phần phù hợp có thể giúp doanh nghiệp tăng độ linh hoạt của nguồn lực.

Tuy nhiên, thuê ngoài không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mất quyền kiểm soát.

Một mô hình tốt phải làm rõ:

Doanh nghiệp kiểm soát điều gì?
Đối tác chịu trách nhiệm điều gì?
KPI nào được dùng để đánh giá?
Cách xử lý khi nhân sự biến động ra sao?

Khi bốn câu hỏi này được trả lời rõ ràng, thuê ngoài trở thành một công cụ quản trị thay vì một phương án tình thế.

7. Nhà máy đang trả “chi phí thiếu người” nhưng chưa đưa khoản chi phí đó vào bài toán

Đây là dấu hiệu quan trọng nhất.

Giả sử nhà máy đang thiếu người.

Chi phí không chỉ là chi phí tuyển dụng.

Doanh nghiệp có thể đồng thời phải chịu:

Tăng ca + giảm năng suất + tuyển dụng lại + đào tạo + thời gian HR + thời gian quản lý + nguy cơ chậm tiến độ.

Những khoản này thường nằm ở nhiều bộ phận khác nhau nên không phải lúc nào cũng được nhìn thấy dưới một con số duy nhất.

Vì vậy, khi đánh giá thuê ngoài, hãy so sánh tổng chi phí của hai phương án, thay vì chỉ so sánh tiền lương.

Không phải cứ thuê ngoài là rẻ hơn.

Điều cần tìm là phương án tạo ra hiệu quả vận hành tốt hơn với tổng chi phí và mức rủi ro hợp lý hơn.

Nhà máy có nên thuê ngoài toàn bộ lao động không?

Không nhất thiết.

Đây là một trong những hiểu lầm khiến nhiều doanh nghiệp tiếp cận bài toán thuê ngoài không đúng ngay từ đầu.

Thuê ngoài hiệu quả không có nghĩa là chuyển toàn bộ lực lượng lao động sang một đơn vị khác.

Doanh nghiệp cần phân loại:

Nhóm 1: Năng lực cốt lõi

Những vị trí liên quan trực tiếp đến bí quyết công nghệ, quản trị, chất lượng, năng lực cạnh tranh và lợi thế dài hạn.

Đây thường là nhóm cần được doanh nghiệp cân nhắc giữ lại và xây dựng đội ngũ ổn định.

Nhóm 2: Nhu cầu biến động

Những vị trí có số lượng thay đổi theo sản lượng, mùa vụ, đơn hàng hoặc kế hoạch vận hành.

Đây là nhóm có thể xem xét các mô hình nhân lực linh hoạt.

Nhóm 3: Công việc có thể chuẩn hóa

Những công việc có tiêu chuẩn đầu vào, quy trình và KPI rõ ràng có thể thuận lợi hơn khi doanh nghiệp xây dựng phương án thuê ngoài phù hợp.

Không phải công việc nào cũng nên thuê ngoài. Nhưng cũng không phải công việc nào doanh nghiệp nhất thiết phải tự làm.

Khi nào thuê ngoài trở thành một quyết định quản trị đúng?

Một cách đơn giản, hãy kiểm tra 5 câu hỏi sau:

Nếu có từ 3/5 câu trả lời “Có”, doanh nghiệp nên nghiêm túc đánh giá phương án thuê ngoài.

Đây không phải một “ngưỡng pháp lý”, mà là một công cụ quản trị đơn giản để doanh nghiệp nhận diện thời điểm cần đánh giá lại mô hình nhân lực.

Vì sao lựa chọn đúng đối tác quan trọng hơn việc tìm giá thuê thấp?

Giá thấp không tự động tạo ra hiệu quả.

Một đơn vị cung ứng có báo giá thấp nhưng không đáp ứng đủ người, thay thế chậm, quản lý thiếu chặt chẽ hoặc xử lý nghiệp vụ không tốt có thể khiến doanh nghiệp phải trả một cái giá cao hơn rất nhiều trong quá trình vận hành.

Đối với dịch vụ cho thuê lại lao động, pháp luật quy định đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện; doanh nghiệp phải được cấp phép và thời hạn cho thuê lại lao động tối đa là 12 tháng. Pháp luật cũng quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp cho thuê lại, bên thuê lại và người lao động.

Do đó, trước khi ký hợp đồng, Purchasing Manager và HR Manager nên đánh giá ít nhất:

• Tư cách pháp lý;

• Giấy phép phù hợp;

• Năng lực tuyển dụng;

• Khả năng cung ứng;

• Quy trình quản lý người lao động;

• Cơ chế thay thế;

• Payroll và BHXH;

• Cơ chế báo cáo;

• KPI dịch vụ;

• Người chịu trách nhiệm trực tiếp khi có vấn đề.

Một đối tác tốt sẽ giúp nhà máy giảm thiểu công việc phải quản lý, chứ không tạo thêm gánh nặng.

Nhân Kiệt giải bài toán thuê ngoài lao động của nhà máy như thế nào?

Nhân Kiệt đã hoạt động từ năm 2009 và công bố Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0308022768 cấp ngày 02/04/2009. Công ty cũng công bố Giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động số 029/LĐTBXH-GP.

Tuy nhiên, một đối tác nhân lực không nên chỉ được đánh giá dựa trên số năm hoạt động.

Điều doanh nghiệp cần là khả năng giải quyết bài toán thực tế.

Với Nhân Kiệt, doanh nghiệp có thể tiếp cận các nhóm giải pháp gồm:

Cung ứng nhân lực
Bổ sung nguồn lao động theo nhu cầu về số lượng, vị trí và kế hoạch vận hành.

Cho thuê lại lao động
Áp dụng đối với các trường hợp đáp ứng đầy đủ điều kiện và phạm vi pháp luật quy định.

Staffing
Hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức và quản lý nguồn nhân lực theo mô hình phù hợp.

Payroll – tiền lương
Hỗ trợ doanh nghiệp xử lý nghiệp vụ tính lương.

BHXH và nghiệp vụ nhân sự
Giảm tải một phần công việc hành chính, nghiệp vụ cho bộ phận nội bộ khi doanh nghiệp có nhu cầu.

Điểm quan trọng là doanh nghiệp không nhất thiết phải thuê ngoài mọi thứ.

Nhân Kiệt có thể được lựa chọn cho đúng phần bài toán mà doanh nghiệp đang cần giải quyết.

Đừng thuê ngoài vì thiếu người. Hãy thuê ngoài để nhà máy vận hành tốt hơn.

Đây là sự khác biệt giữa thuê ngoài mang tính chữa cháy và thuê ngoài như một quyết định quản trị.

Nếu nhà máy chỉ tìm đối tác khi dây chuyền đã thiếu người, đơn hàng bị ảnh hưởng và HR đã quá tải, doanh nghiệp đang phản ứng với vấn đề.

Nếu doanh nghiệp xác định trước các giai đoạn tăng sản lượng, vị trí có tỷ lệ biến động cao và mức nhân lực cần thiết, doanh nghiệp đang chủ động quản trị nguồn lực.

Và đây mới chính là thời điểm tốt để thuê ngoài.

Câu hỏi thường gặp

Nhà máy nên thuê ngoài lao động khi nào?

Khi nhu cầu nhân lực biến động, cần bổ sung người nhanh, tỷ lệ nghỉ việc cao, HR quá tải hoặc chi phí do thiếu người bắt đầu ảnh hưởng đến sản xuất và tiến độ.

Thuê ngoài lao động có giúp doanh nghiệp giảm chi phí không?

Có thể, nhưng không nên chỉ so sánh đơn giá. Doanh nghiệp cần tính cả chi phí tuyển dụng, thay thế, đào tạo, quản lý, hành chính, tăng ca và tổn thất do thiếu người.

Có phải vị trí nào trong nhà máy cũng có thể thuê ngoài?

Không. Doanh nghiệp cần đánh giá tính chất công việc và mô hình thuê ngoài. Riêng cho thuê lại lao động phải tuân thủ điều kiện và phạm vi pháp luật quy định.

Nhân Kiệt cung cấp những dịch vụ nào cho doanh nghiệp?

Nhân Kiệt công bố các nhóm dịch vụ như cung ứng nhân lực, cho thuê lại lao động, Staffing, Payroll, BHXH và hỗ trợ nghiệp vụ nhân sự.

Nhà máy cần cung cấp thông tin gì để Nhân Kiệt tư vấn?

Doanh nghiệp nên cung cấp số lượng người cần tuyển, vị trí, địa điểm, ca làm việc, thời gian cần nhân lực, yêu cầu công việc và dự kiến biến động. Từ đó có thể xác định mô hình phù hợp hơn.

Nhà máy đang thiếu người hay đang thiếu một chiến lược nhân lực linh hoạt?

Nếu nhà máy liên tục tuyển người nhưng vẫn thiếu nhân lực, vấn đề có thể không nằm ở việc “chưa tuyển đủ”.

Có thể doanh nghiệp đang thiếu một cơ chế bổ sung và quản trị nguồn nhân lực phù hợp với nhịp vận hành của nhà máy.

Đó là lúc cần nhìn rộng hơn một tin tuyển dụng.

Cần một đối tác có khả năng đồng hành từ nguồn lao động, tuyển chọn, cung ứng, quản lý đến các nghiệp vụ nhân sự phù hợp.

Với nền tảng hoạt động từ năm 2009, giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động số 029/LĐTBXH-GP và hệ thống dịch vụ nhân lực được công bố, Nhân Kiệt hướng tới việc trở thành đối tác giải quyết bài toán nguồn lực cho doanh nghiệp, thay vì chỉ đơn thuần cung cấp lao động.

Nếu nhà máy của bạn đang chuẩn bị tăng sản lượng, thường xuyên thiếu người, tỷ lệ nghỉ việc cao hoặc HR đang quá tải, đây có thể là thời điểm nên đánh giá nghiêm túc phương án thuê ngoài lao động.

NHÂN KIỆT – CHỦ ĐỘNG NGUỒN NHÂN LỰC, ỔN ĐỊNH VẬN HÀNH, ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP.

 CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG NHÂN LỰC NHÂN KIỆT

Trụ sở: Phòng 202, Tòa nhà 57, số 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Bến Thành, TP. Hồ Chí Minh

Văn phòng Hà Nội: Phòng 701, số 1 ngõ 78 phố Duy Tân, Phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội

Website: nhankiet.vn  |  Hotline: 0937.344.177  |  Email: tampham@nhankiet.vn